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中央财经大学公务卡管理办法

来源: 发文时间:2015-10-12阅读次数:

中央财经大学公务卡管理办法

 

第一章 总则

第一条  为进一步规范学校财务管理,减少现金支付结算,提高公务支出透明度,根据财政部、中国人民银行《关于印发〈中央预算单位公务卡管理暂行办法〉的通知》(财库〔2007〕63号)、财政部《关于实施中央预算单位公务卡强制结算目录的通知》(财库〔2011160号)和《关于加快推进公务卡制度改革的通知》(财库〔2012〕132号)等相关规定,结合学校实际,制定本办法。

第二条  本办法所称公务卡,是指学校教职工个人持有的,主要用于日常公务支出和财务报销业务的银联标准信用卡。

第三条  本办法所称公务卡结算,是指学校教职工在公务活动中使用公务卡刷卡消费,在规定的期限内按现行财务制度审核后报销还款的方式。

第四条  学校原使用现金结算的项目,符合公务卡结算条件的,应当使用公务卡结算。公务卡结算项目参见《中央预算单位公务卡强制结算目录》(附1)。

第二章 公务卡日常管理

第五条  学校公务卡的发卡银行是中国工商银行股份有限公司牡丹卡中心。

第六条  公务卡由财务处向发卡行申办。原则上学校在编在职教职工可以申请办理公务卡。

(一)公务卡应在各部门组织下统一办理。由各部门财务经办人员到财务处申领《中央预算单位公务卡申请表》,组织教职工如实填写并附身份证复印件,一并交给财务处,由财务处代为转交发卡行办理。新入职教职工在入职后应及时向本部门财务经办人员提出办卡申请。

各部门应对公务卡申办人员的身份进行核验,如实填写《中央财经大学公务卡办理申请汇总表》(附2),经部门领导签字盖章后一并交给学校财务处。对于不符合申办条件的人员不予办卡,否则由此造成的损失由各部门自行承担。

(二)发卡行根据教职工的申请资料按照银行相关程序进行审核并办理公务卡。办卡成功后,发卡行将通过邮寄或其他方式将公务卡交与公务卡申请人。申请人在收到公务卡后应查验密码并及时修改公务卡密码。

(三)公务卡申办成功后,经财务处确认核实,由发卡行将持卡人姓名和卡号等信息统一录入公务卡支持系统管理。

第七条  持卡人的公务卡相关信息变动时,应由本人及时提出公务卡信息变更申请,填写《中央财经大学公务卡信息变更申请表》(附3),经部门负责人签字并盖章后,由财务处通知发卡行及时维护公务卡支持系统。

学校条持卡人发生调动、离职或退休时,各部门应及时将相关信息报送财务处,财务处办理公务卡的停用手续,并通知发卡行及时维护公务卡支持系统。

第八条  公务卡主要用于公务支出的支付结算。公务支出发生后,持卡人应及时到财务处办理报销手续。公务卡可用于个人支付结算业务,但不得办理财务报销手续,学校不承担私人消费行为引致的一切责任。

第九条  公务卡的正常信用额度为5万元。持卡人在规定的信用额度和免息还款期内先支付,后还款。目前公务卡仅用于办理人民币支出结算业务。

第十条  公务卡的卡片和密码均由持卡人负责保管。如公务卡遗失或损毁,持卡人须自行到发卡行申请办理补办等事宜,办卡成功后应将新卡账号信息及时通知财务处。

第十一条  发卡行按月向持卡人提供公务卡对账单,并按照与持卡人约定的方式,及时向持卡人提供公务卡账户资金变动情况和还款提示等重要信息。

第十二条  持卡人对公务消费交易发生疑义的,可按发卡行的相关规定等提出交易查询。对报销金额有疑义的,可向学校财务处进行查询。

第三章 公务卡支付管理

第十三条  对于差旅、会议、购买等公务支出使用公务卡结算的,应在公务卡信用额度内,先通过公务卡结算,并须取得发票等财务报销凭证和公务卡消费交易凭条(POS机小票)等消费凭证。公务支出按学校有关规定需要办理事前审批的,持卡人应事先按要求履行相关审批手续。

第十四条  持卡人用公务卡进行公务支付前,应报经经费负责人同意。未经批准的公务消费、不符合学校财务管理规定的公务消费,一律视为持卡人私人消费,由持卡人自行负责,学校不予报销。

第十五条  公务卡不允许透支提取现金。若自行透支提取现金,持卡人自行承担提现手续费等费用。

第四章 公务卡财务报销管理

第十六条  持卡人在公务消费后要尽快办理财务报销手续,最迟于发卡行规定的免息还款期前七个工作日到财务处办理相关报销手续。因持卡人报销不及时造成的罚息、滞纳金等相关费用,由持卡人自行承担。

第十七条  持卡人办理公务消费支出报销业务时,应通过学校“财务综合信息门户”进行网上预约,生成并打印《中央财经大学预约报销单》,并附公务消费的合法原始发票、经本人签名的公务卡消费交易凭条(POS机小票)、按学校财务制度要求提供的购物明细或消费清单等,按学校经费报销审批程序的规定经相关负责人审批同意后送财务处审核报销。

实际发生公务卡消费而无法取得消费交易凭条的,可以提供打印的银行交易明细单作为凭证。

在进行网上预约报销时,如同一经费项目既使用支票或汇款支付方式,又使用公务卡结算方式,可在同一预约单中进行申报。

第十八条  财务人员登录公务卡支持系统,根据持卡人提供的姓名、交易日期和消费金额等信息,查询核对公务消费的真实性,审核确认后批准报销,报销款项由财务处直接转入公务卡办理公务卡还款。

第十九条  确因工作需要,持卡人不能在规定的免息还款期内办理报销手续的,可由持卡人或其所在部门相关人员向财务处提供持卡人姓名、交易日期和每笔交易金额的明细信息,办理借款手续。经财务处审核批准后,于免息还款期之前,先将资金转入公务卡,持卡人应在满足报销条件下及时到财务处补办报销手续。

持卡人也可先自行偿还欠款,待满足报销条件后按正常程序申请报销,经财务处审核后将报销资金转入公务卡,持卡人可将垫付资金用于个人消费。

第二十条  因向供应商退货等原因导致已报销资金退回公务卡的,持卡人应及时将相应款项退回学校,退款时应提交退款说明并经相关负责人签字同意,由财务处进行相应账务处理后及时将款项退回学校账户。

第二十一条  有下列情形之一的,相关费用由持卡人个人承担,学校不予报销。

(一)使用公务卡用于个人消费的;

(二)报销发票与公务卡消费交易凭条不符的;

(三)持卡人因个人原因所产生的公务卡手续费、滞纳金、利息等;

(四)因持卡人未妥善保管或遗失公务卡等原因造成公务卡被盗刷所形成的支出或损失;

(五)其他不符合财务管理规定和要求或超出标准的消费。

第二十二条  实行公务卡制度后的结算方式管理:

(一)《中央预算单位公务卡强制结算目录》规定的公务支出项目,应按规定使用公务卡结算,原则上不再使用现金结算。原使用对公转账方式结算的,既可采用对公转账方式结算也可采用公务卡结算。

(二)采用公务卡结算方式后,原则上学校不再向教职工个人办理现金借款。特殊情况需办理借款的,应经所在部门、相关经费主管领导和财务处批准。

(三)下列情况可暂不使用公务卡结算:

1.在县级以下(不包括县级)地区发生的公务支出;

2.在县级及县级以上地区不具备刷卡条件的场所发生的单笔消费在200元以下的公务支出;

3.按规定支付给个人的支出;

4.签证费、快递费、过桥过路费、出租车费等目前只能使用现金结算的支出。

除上述情况外,因特殊情形确实不能使用公务卡结算的,应填写《非公务卡结算报销申请表》(附4),由经费负责人、财务处审核同意后方可报销。

第五章 管理职责

第二十三条  财务处在公务卡管理工作中的主要职责是:

(一)选择公务卡发卡行,签订公务卡服务协议。

(二)组织教职工办理公务卡,做好新增、调动、退休等人员的公务卡管理工作。

(三)督促持卡人及时办理公务卡项下公务消费支出的财务报销手续。协助发卡行向有逾期欠款的持卡人催收欠款。

(四)通过公务卡支持系统,审核持卡人提请报销的公务卡消费信息,及时办理公务卡报销还款和资金退回等业务,及时下载保存报销还款信息,做好相关账务处理工作,并按月与发卡行就公务卡报销还款情况进行对账。

(五)配合财政部做好公务卡监督管理等有关工作。

第二十四条  持卡人的主要职责是:

(一)按规定申请办理公务卡,妥善保管卡片和密码,并承担因个人保管不善等原因引起的公务卡有关费用。

(二)执行公务所需支出,原则上应使用公务卡结算和报销,并接受财政部门和学校财务部门对公务支出的监控管理。

(三)及时归还公务卡项下银行欠款。因离职、退休等原因离开学校,应按学校要求清理公务卡项下债权债务,停止公务卡的使用。

(四)遵守国家关于银行卡使用管理的法律法规和本办法有关规定,规范使用公务卡。

第六章 附 则

第二十五   发卡行为持卡人提供以下优惠服务:

(一)公务卡免收年费;

(二)免收公务卡本地工行存款手续费;

(三)公务卡内的存款在工行本地取现免收手续费;

(四)免收公务卡挂失、补办、更换新卡手续费;

(五)办卡时如无特殊说明,公务卡默认开通免费余额变动提醒,如未开通,可通过网上银行、电话银行或网点免费开通此业务;

(六)享受发卡行一般信用卡的分期付款、特惠商户及积分抵现活动(不含联名卡专属活动)。

第二十六条  本办法自颁布之日起实行。

第二十七条  本办法由财务处负责解释。

 

附:1. 中央预算单位公务卡强制结算目录

    2. 中央财经大学公务卡办理申请汇总表

       3. 中央财经大学公务卡信息变更申请表

      4. 非公务卡结算报销申请表